Datenschutz & Sicherheit

Wo Ihre Daten liegen,entscheiden Sie.

Bevor wir etwas bauen, schreiben wir auf, welche Daten Ihr System verarbeitet, wo sie liegen, welche Dienste sie sehen und wer Zugang hat. Sie lesen es, Sie geben es frei. Erst dann bauen wir.

Und diese Website? Ihre eigene Liste steht weiter unten.

Anforderungen besprechenWer Ihre Daten sieht

01Die Diensteliste

Jeder Dienst.Mit Ihrer Freigabe.

Jeder Dienst, der Daten Ihres Systems sieht, steht auf einer Liste: wozu er da ist, was er sieht und wo er sitzt. Beim Hosting wählen Sie: Anbieter aus Deutschland und Europa, zum Beispiel Hetzner oder netcup, DSGVO zuerst. Oder Ihre eigene Umgebung.

SystemWebsite und KundenportalBlattDienstelisteVor dem Bau

DienstWozuWas er siehtWoIhre Freigabe

HostingHier läuft Ihr System: Datenbank, Dateien, Backups.Alles, was Ihr System speichert.Rechenzentrum in Deutschland.Freigegeben · 4. März · M. Berger

E-Mail-VersandVerschickt Benachrichtigungen aus dem Portal.E-Mail-Adresse, Betreff und Text der Nachricht.Anbieter aus Europa.Freigegeben · 4. März · M. Berger

KI-Assistent im PortalBeantwortet Fragen aus Ihren Unterlagen.Die Fragen und die freigegebenen Unterlagen.In Ihrer eigenen oder einer separat für Sie betriebenen Umgebung. Kein externer KI-Dienst.Freigegeben · 18. März · M. Berger

ZahlungenNimmt Zahlungen im Portal an.Name, Betrag, Zahlungsdaten.Sitz außerhalb Europas. Eine Alternative aus Europa steht daneben.Offen · wartet auf Ihre Freigabe

Kommt später ein Dienst dazu, steht er zuerst hier. Dann entscheiden Sie.

Welche Dienste Ihr System braucht, klären wir vor dem Bau. Anbieternamen sind Marken ihrer Inhaber. Self-Hosting allein erfüllt noch keine Datenschutzanforderungen.

02Die Zugangsliste

Auch wir stehenauf der Liste.

Zugänge gehören Ihnen. Jede Person bekommt ein eigenes Konto und nur die Rechte, die ihre Aufgabe braucht. Das gilt auch für uns: Wer von cognatio labs Ihr System betreut, steht mit Namen auf der Liste.

SystemWebsite und KundenportalBlattZugangslisteVor dem Bau

WerAufgabeSieht und darfEingerichtet von

M. Berger · GeschäftsführungVerwaltet das PortalAlles. Legt Konten an und sperrt sie.Inhaberin

T. Aydın · VertriebBetreut KundenKundendaten und Dokumente. Keine Rechnungen.M. Berger

S. Sommer · BuchhaltungStellt RechnungenRechnungen und Zahlungen. Keine Dokumente.M. Berger

cognatio labs · BetriebUpdates, Backups, StörungenTechnischer Zugang zu Server, Datenbank und Backups. Persönliche Konten, mit Namen.M. Berger

Verlässt jemand Ihr Unternehmen oder endet unsere Arbeit, wird das Konto gesperrt. Die Liste zeigt den aktuellen Stand.

Rollen und Rechte legen wir mit Ihnen fest.

03Diese Website

Dieselbe Liste.Für uns selbst.

So geht cognatiolabs.de mit Daten um. Kundenprojekte laufen nicht über diese Website; für sie gilt Ihre eigene Liste.

Systemcognatiolabs.deBlattDienstelisteDiese Website

DienstWozuWas er siehtWo

ServerLiefert diese Website aus und nimmt das Kontaktformular an.IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Seite in Server-Logs.Von uns verwalteter Server in einem Rechenzentrum in Deutschland.

KontaktformularNimmt Ihre Anfrage an und schickt sie als E-Mail an uns.Name, Firma, E-Mail, Thema, Nachricht.Auf demselben Server. Kein externer Formulardienst.

Schriften, Bilder, VideosGehören zur Website.Kein externer Dienst.—

Tracking und AnalyseNicht im Einsatz.Keine Tracking-Cookies, kein Analyse-Dienst, der eine Einwilligung braucht.—

Ändert sich daran etwas, ändert sich zuerst diese Liste und die Datenschutzerklärung.

Alles Weitere steht in der Datenschutzerklärung

04Vor dem Angebot

Fragen zur Sicherheitgehören vor das Angebot.

Schicken Sie uns Ihre Anforderungen, Ihre Richtlinien oder einfach Ihre offenen Fragen. Die Technik ist unser Teil: Standort, Dienste, Zugänge, Betrieb. Ihr Teil ist, was nur Sie entscheiden können: wer bei Ihnen was sehen darf, wie lange Daten aufbewahrt werden und wie Ihr Datenschutzbeauftragter das bewertet.

Schriftlich, bevor wir bauen

DienstelisteJeder Dienst mit Zweck, Ort und Ihrer Freigabe.
ZugangslisteJede Person mit Aufgabe und Rechten.
AVVDen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir auf Wunsch.

Anforderungen besprechenFür den Anfang reichen: was Ihr System tun soll, welche Daten es verarbeitet und welche Vorgaben es bei Ihnen schon gibt. Bitte keine Zugangs- oder Kundendaten über das Formular senden.

Noch eine Frage?

Können unsere Daten auf unseren eigenen Servern bleiben?

Ja. Auf Wunsch betreiben wir Ihr System in Ihrer eigenen Umgebung. Was dafür bei Ihnen vorhanden sein muss, klären wir vor dem Angebot.

Setzen Sie Dienste aus den USA ein?

Nur, wenn Sie es freigeben. Manche Aufgaben erledigt ein externer Dienst am besten, zum Beispiel Zahlungen. Er steht vorher mit Zweck und Ort auf der Diensteliste. Gibt es eine Alternative aus Europa, steht sie daneben.

Arbeiten Sie mit unserem Datenschutzbeauftragten oder unserer IT zusammen?

Ja. Die Listen sind dafür geschrieben: Man kann sie lesen, ohne Entwickler zu sein. Fragen dazu beantworten wir direkt.

Was passiert, wenn etwas ausfällt oder Daten verloren gehen?

Das gehört zum Betrieb: Backups, Wiederherstellung zur Probe und der Weg bei Störungen stehen im Betriebsplan. Wie das aussieht, zeigt die Seite Betrieb & Support.

Wie kommen wir wieder heraus?

Code, Daten und Zugänge gehören Ihnen. Eine Übergabe an Ihr Team oder einen anderen Anbieter ist jederzeit möglich. Auch das steht auf Betrieb & Support.

Backups, Wiederherstellung und Übergabe?Betrieb & Support

Wir sind Software-Dienstleister, keine Rechtsberatung. Was für Ihr Unternehmen rechtlich gilt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kanzlei.